Política contractual: cómo implementar un proceso de aprobación que no frene tu negocio

El dilema que no tiene ganadores

Eres gerente de una empresa en crecimiento. Dos escenarios:

Escenario A: Todo contrato pasa por ti antes de firmar. Resultado: Mayor control, pero se generan retrasos en las aprobaciones y firmas, frustraciones del equipo, proveedores o clientes que se cansan de esperar, oportunidades que se pierden. Se genera un cuello de botella.

Escenario B: Delegas la firma en tu equipo sin revisar legalmente. Resultado: contratos que no reflejan lo negociado con un cliente/ proveedor, contraparte traslada costos y responsabilidades sin que lo notes, compromisos de largo plazo no acordados previamente. Se genera un desorden y un mayor riesgo.

La mayoría de las empresas en crecimiento oscila entre estos dos extremos. Pocas tienen un proceso intermedio que funcione.

Poder legal vs. política interna

Aquí está el punto de confusión más común.

Un poder (o mandato) es un instrumento legal que autoriza a una persona a actuar en tu nombre o de tu empresa ante terceros (firmar contratos, abrir cuentas, comprar propiedades).

Una política contractual es un instrumento que regula procesos de tu empresa, como quién revisa, quién aprueba y quién firma según el tipo, monto y riesgo del contrato. Es un mecanismo de gobierno corporativo, no un acto legal.

Necesitas ambos. El poder otorga facultad legal. La política asegura que esa facultad se use con criterio.

Lo que pasa sin política:

• Alguien con poder firma lo que sea.
• No hay registro de decisiones.
• El riesgo se distribuye sin ser medido.
• Cuando hay un conflicto, nadie sabe quién decidió qué.

Framework: política de aprobación por tramos

A continuación te presentamos un ejemplo de modelo. Los montos deben ser adaptados a tu realidad.

Tramo 1: Bajo riesgo (bajo X UF)

Qué entra: Contratos estándar, bajo riesgo legal, monto menor a X UF (ajusta según tu facturación — p. ej., 50 UF).

Ejemplos: Servicios de internet, arriendo de oficina con cláusulas estándar, contrato con cliente recurrente para servicio estándar, proveedor de bajo riesgo.

Quién aprueba: Revisión legal + Gerente del área responsable (gerente comercial, gerente de operaciones, según corresponda).

Tiempo máximo: 3 días hábiles.

Documentación: Solicitud simple, contrato revisado (sin cambios sustanciales de plantilla estándar).

Tramo 2: Riesgo medio (X-Y UF O cláusulas atípicas)

Qué entra: Contratos sobre X UF o con cláusulas no estándar (exclusividad, penalidades especiales, transferencia de IP, restricciones laborales). Ejemplos: Arriendo con garantía adicional, contrato con cliente importante, contrato laboral especial, contrato de consultoría con cláusulas de confidencialidad específicas.

Quién aprueba: Revisión legal + aprobación de Gerencia del área responsable + Gerencia General.

Tiempo máximo: 7 días hábiles.

Documentación: Solicitud con justificación comercial, contrato con análisis de riesgos legales, propuesta de modificaciones si es necesario.

Tramo 3: Alto riesgo (sobre Y UF O naturaleza compleja)

Qué entra: Contratos M&A, contratos de financiamiento, compromisos de largo plazo, contratos con riesgos laborales relevantes, cambios en estructura corporativa, contratos con el Estado, transferencias significativas de IP.

Quién aprueba: Revisión legal + aprobación Gerente de área responsable + Gerencia General + Directorio.

Tiempo máximo: 15 días hábiles (puede extenderse según complejidad).

Documentación: Solicitud ejecutiva, análisis legal detallado, memorándum de riesgos, propuesta de mitigación, minuta de directorio autorizando.

Cómo implementarlo sin burocracia

El flujo es simple. Lo complejo es comunicarlo y hacerlo consistente.

Paso 1 — Solicitud: Quien necesita contratar llena una solicitud simple (puede ser un email o un formulario). Incluye: qué, con quién, cuánto, para qué, plazo.

Paso 2 — Clasificación: Responsable del proceso clasifica en qué tramo cae. Rutea automáticamente a quien corresponda.

Paso 3 — Revisión: Según el tramo, se revisa legalmente y se evalúan riesgos.

Paso 4 — Aprobación: Aprobador correspondiente da visto bueno o solicita cambios.

Paso 5 — Firma: Se firma y se archiva en carpeta centralizada con registro de quién, cuándo, por qué.

Tiempos máximos:

• Tramo 1: 3 días (si pasa de eso, escala).
• Tramo 2: 7 días.
• Tramo 3: 15 días (sujeto a complejidad).

El checklist de pre-firma

Antes de que nadie firme, verifica:

1. ¿Quién firma tiene poder?
2. ¿El contrato ha sido aprobado en el tramo correcto?
3. ¿Hay riesgos legales identificados y mitigados?
4. ¿Las partes son las correctas? (nombre, representante, domicilio)
5. ¿Las fechas están completas?
6. ¿Se ha registrado la aprobación?
7. ¿Hay copia para archivo?
8. ¿Se comunicará a contabilidad/compliance si aplica?

¿Necesitas ayuda para implementar tu política contractual?

Diseñar una política de aprobación es solo el primer paso. Para que funcione de verdad, necesitas definir procesos claros de redacción, negociación y administración de contratos adaptados a tu empresa.

En Cubillos Lama ayudamos a empresas en crecimiento a profesionalizar su gestión contractual — desde la creación de plantillas y flujos de aprobación hasta la revisión periódica de contratos vigentes.

Conversemos. Escríbenos y te ayudamos a construir un proceso que proteja tu negocio sin frenarlo.