Gestión de proveedores: cómo proteger a tu empresa antes, durante y después del contrato

Por qué tus proveedores son tu riesgo

La mayoría de gerentes piensa: "Contratamos un proveedor, le damos dinero, nos entrega, listo."

Pero el riesgo legal empieza al iniciarse las negociaciones y termina meses después de que termina el contrato.

Un proveedor que no paga cotizaciones laborales expone a tu empresa a responsabilidad solidaria (pagas tú por sus trabajadores). Un proveedor que incurre en incumplimientos te puede hacer responsable ante tus clientes. Un proveedor que accede a datos personales de tus clientes sin contrato genera exposición de privacidad.

Este documento es un framework de 4 fases para gestionar proveedores de forma que protejas tu empresa.

Fase 1: Due diligence — antes de contratar

Antes de firmar cualquier contrato, verifica tres cosas:

1. Existencia legal y representación

Verifica:

• ¿Existe la empresa? (Solicita copia de inscripción social con certificado de vigencia)
• ¿Quién es el representante legal? (Solicita copia del instrumento donde constan los poderes del representante legal, idealmente con certificado de vigencia)
• ¿Ha iniciado actividades? (Consulta su RUT en el SII)
• ¿Tiene domicilio conocido?

Por qué: Un proveedor que no existe legalmente, o cuyo representante no está autorizado, puede afectar la validez o ejecución del contrato. Si hay conflicto, no tienes a quién perseguir.

2. Cumplimiento laboral

Si el proveedor es un contratista o subcontratista (empresa que ejecuta obras o servicios de forma permanente, por cuenta y riesgo propio, y con trabajadores bajo su dependencia, para una empresa principal), tienes obligación de verificar que está al día con cotizaciones laborales.

¿Por qué? Porque eres responsable solidario del cumplimiento de sus obligaciones laborales y previsionales de dar, conforme al Art. 183-B. Si tu contratista o subcontratista no cumple con ellas, el trabajador se puede dirigir directamente a ti para obtener el pago de lo adeudado.

Cómo verificar:

• Solicita certificado F30 (antecedentes laborales) y el F30-1 (cumplimiento laboral y previsional) a la Dirección del Trabajo.
• Pide que sea reciente.

Importancia: Si la empresa cumple adecuadamente con sus obligaciones de información y retención, su responsabilidad pasa de ser solidaria a subsidiaria, conforme al art. 183-C del Código del Trabajo. Esto significa que el trabajador primero debe demandar al contratista y/o subcontratista, y en el evento que este no pague, puede dirigirse contra ti.

3. Evaluación de riesgo de compliance

¿Es un proveedor de bajo riesgo (oficina, servicios básicos) o alto riesgo (manejo de datos, acceso a sistemas, construcción)?

Para bajo riesgo: Una verificación de existencia es suficiente.

Para alto riesgo:

• Solicita referencias (clientes anteriores).
• Verifica que no haya sido recientemente sancionado por organismo regulador (CMF, SISS, Seremi Salud, etc.).
• Si maneja datos personales, verifica que tenga política de privacidad.
• Revisa en el poder judicial si tiene causas terminadas o en proceso que sean de interés.

4. Pólizas y coberturas

Si el proveedor expone tu empresa (p. ej., obra de construcción, transporte), verifica que tenga seguros:

• Responsabilidad civil (si causa daño a terceros).
• Seguro de riesgos del trabajo (si tiene trabajadores).
• Cobertura específica (si es transporte, debe tener seguro de carga).

Cómo: Solicita copia de pólizas vigentes o, al menos, certificados de cobertura.

¿Cómo te ayuda un Outside General Counsel en esta fase? En Cubillos Lama diseñamos el proceso de due diligence adaptado a tu empresa: definimos qué verificar según el tipo de proveedor, ejecutamos las consultas legales y de compliance, y te entregamos un informe claro de riesgos antes de que firmes.

Fase 2: El contrato — suscripción y contenido mínimo

Una vez completado el due diligence, el contrato debe ser suscrito por apoderados con poder suficiente para obligar a sus respectivas partes. Verifica siempre la vigencia y alcance de los poderes antes de firmar.

El contenido del contrato y su proceso de redacción, negociación y aprobación debe ajustarse a la política contractual de la empresa.

Si tu empresa aún no tiene una política contractual formalizada, es el momento de crearla.

¿Cómo te ayuda un Outside General Counsel en esta fase? En Cubillos Lama redactamos, revisamos y negociamos contratos adaptados a cada tipo de proveedor. También te ayudamos a construir tu política contractual interna, para que tu equipo sepa exactamente qué exigir y aprobar en cada contratación.

Fase 3: Monitoreo — durante la relación

Durante el contrato, no desaparezcas. Fiscaliza:

Control periódico de obligaciones laborales

Si tienes contratistas o subcontratistas, solicita certificado F30-1 actualizado.

Por qué: Quieres que tu responsabilidad sea subsidiaria y no solidaria. También mantener control sobre deudas del contratista que puedan generar responsabilidad a tu empresa.

Evaluación de desempeño vs. SLA

¿El proveedor está cumpliendo lo que prometió?

• ¿Entrega a tiempo?
• ¿Entrega con calidad?
• ¿La disponibilidad del servicio es la acordad?

Documenta todo. Si hay incumplimientos, analiza desde un punto de vista legal, operacional y comercial cuales son las mejores herramientas de enforcement.

Renovación de pólizas

Si tiene seguros, pide copia actualizada antes de que expire. No permitas que se pierda la cobertura.

¿Cómo te ayuda un Outside General Counsel en esta fase? En Cubillos Lama implementamos controles periódicos de cumplimiento laboral y contractual, hacemos seguimiento de pólizas y garantías, y te asesoramos en las mejores herramientas de enforcement cuando se detectan incumplimientos.

Fase 4: Salida — cuando termina la relación

Cuando decides no renovar o terminar:

Plan de transición

• Documentación: Entrega toda la información relativa al servicio (manuales, contraseñas, bases de datos, reportes).
• Overlapping: Si es crítico, mantén ambos proveedores por 1-2 semanas hasta que nuevo esté estable.

Devolución y eliminación de información confidencial y datos personales

Se debe solicitar al proveedor devolver y certificar la eliminación de toda información confidencial a la que tuvo acceso con motivo de la ejecución del contrato.

Liquidación de deudas, multas y penalidades

Antes de cerrar la relación, revisa si existen obligaciones pendientes de cualquiera de las partes:

• Deudas comerciales: Facturas impagas, notas de crédito pendientes, retenciones por liberar.
• Multas contractuales: Verifica si durante la vigencia del contrato se generaron incumplimientos que activen cláusulas penales, multas por atraso u otras penalidades pactadas.
• Garantías y boletas: Si existen garantías vigentes (boletas de garantía, retenciones, etc.), determina si corresponde su devolución o ejecución.
• Obligaciones laborales pendientes: Si es contratista o subcontratista, solicita F30-1 final para confirmar que no existen deudas laborales o previsionales que puedan generar responsabilidad para tu empresa.

Documenta todo lo que se adeude y resuelve antes de formalizar el cierre.

Acuerdo de término y finiquito

Idealmente, la relación contractual debe cerrarse con un acuerdo de término y finiquito suscrito por ambas partes, que deje constancia de:

• Que ambas partes han cumplido íntegramente sus obligaciones, o bien, el detalle de las obligaciones pendientes y su forma de resolución.
• La liquidación final de pagos, multas, indemnizaciones o compensaciones.
• La renuncia mutua a acciones futuras derivadas del contrato (salvo las obligaciones que por su naturaleza sobrevivan al término, como confidencialidad o garantías).
• La devolución de información, materiales y accesos.

Este documento protege a ambas partes y evita reclamos posteriores.

Cierre de accesos y credenciales

• ¿Tenía login a tus sistemas? Cambia contraseña.
• ¿Tenía acceso a carpetas compartidas? Revoca acceso.
• ¿Tenía tarjeta de acceso a oficina? Recupérala.

Parece obvio pero es lo que se olvida.

¿Cómo te ayuda un Outside General Counsel en esta fase? En Cubillos Lama gestionamos la salida completa: coordinamos el plan de transición, liquidamos deudas y multas pendientes, preparamos el acuerdo de término y finiquito, y nos aseguramos de que accesos, información y credenciales queden debidamente cerrados.

Por qué esto es relevante para una empresa

Las empresas en crecimiento contratan más proveedores cada año. Cada proveedor es una relación legal que puede explotar en litigios o sanciones regulatorias.

En Cubillos Lama, como tus Outside General Counsel podemos apoyarte en cada una de las fases descritas en esta guía:

• Due diligence previo a la contratación: Diseñamos y ejecutamos el proceso de verificación legal, laboral y de compliance de tus proveedores antes de que firmes.
• Suscripción del contrato: Redactamos, revisamos y negociamos contratos adaptados a cada tipo de proveedor, y te ayudamos a construir tu política contractual interna.
• Monitoreo durante la relación: Implementamos controles periódicos de cumplimiento laboral, evaluación de SLAs y seguimiento de pólizas y garantías.
• Salida ordenada: Gestionamos el plan de transición, la liquidación de deudas y multas, la preparación del acuerdo de término y finiquito, y el cierre seguro de accesos e información.

Aviso Legal: Este contenido es informativo. Cada contrato de servicios requiere análisis específico según tipo de proveedor, industria y riesgos. Consulta antes de implementar.